Vous vous apprêtez à organiser un événement public ou privé pour le compte de votre entreprise ? Qu’il s’agisse d’un salon, d’un congrès, d’un séminaire, d’un team building, d’une soirée d’entreprise, d’un cocktail ou tout autre événement, il est important d’en identifier les différentes phases de création. Cela vous permettra d’avoir une vision claire sur l’organisation de votre événement professionnel.
Afin d’éviter tous les tracas et de préserver certains obstacles, découvrez dans cet article les différentes étapes à respecter lors de l’organisation d’événements !
Déterminer les objectifs et le concept de votre événement
Cette étape est la première à entamer ! En fixant dès le départ vos objectifs, cela vous aidera à identifier le format de votre événement ainsi que la stratégie globale à adopter. Par exemple, si vous envisagez d’organiser un congrès, cela peut s’avérer la bonne occasion pour faire des échanges avec des professionnels de votre domaine. Par contre, pour améliorer le contact avec vos clients, mieux vaut prévoir un gala ou une soirée festive.
Il est vivement conseillé de vous faire accompagner par une agence organisation evenements Tunisie, qui vous aidera à choisir le concept de votre événement professionnel.
Définir votre public
C’est-à-dire votre audience et le nombre des personnes que vous souhaitez convier à votre événement. L’identification de votre public dépend également de vos objectifs, de la nature de votre manifestation, des sujets à aborder, des intervenants, etc.
Estimer votre budget
Maintenant, il est le temps de fixer votre budget. Cela peut être difficile, si vous n’êtes pas soutenu par un organisateur événementiel. En effet, vous devrez prévoir les dépenses liées à la location du lieu, du traiteur, du matériel de sonorisation, du mobilier, des hôtes et hôtesses, de l’assurance, etc.
Faites un tableau Excel dans lequel vous indiquez vos estimations de couts, vos rentrées et vos sorties d’argent. Préservez toujours une marge pour les dépenses imprévues : prévoyez une enveloppe de 15% de votre budget global.
Choisir la bonne date
Accordez une attention particulière au choix de la date de votre événement professionnel. Evitez surtout les périodes de vacances scolaires, les lundis, les jours fériés et les périodes chargées, selon votre secteur d’activité. Surveillez toujours le calendrier événementiel de vos concurrents pour ne pas programmer votre manifestation, dans la même période.
Si vous comptez organiser une soirée en dehors des heures de travail, assurez-vous qu’elle soit convivial. Privilégiez une date ni trop proche (afin de laisser de temps aux participants et intervenants de s’organiser) et ni trop éloignée (pour ne pas tomber dans les oublis).
Bien choisir le lieu de l’événement
Le lieu de la manifestation participe en grande partie à sa réussite. Accordez donc une attention particulière à votre salle d’événement. Par exemple, vous pouvez opter pour une salle de réception, parc d’expositions, une salle municipale, etc. L’essentiel que l’endroit doit être adapté au nombre de participants attendu. Assurez-vous que les différentes installations et les commodités que vous avez besoin soient bien présents dans la salle. Si vous comptez faire de la restauration, prévoyez donc une cuisine pour offrir à manger à vos convives et une buvette pour les accueillir.
L’emplacement de votre lieu d’événement doit rester simple d’accès. Dans le cas contraire, cela peut décourager vos visiteurs. Choisissez un endroit qui n’est pas loin des infrastructures de transport. Une agence organisation evenements Tunisie peut vous aider à choisir le meilleur endroit pour votre événement professionnel !
Il est recommandé de visiter le lieu avant le jour « j » afin d’éviter les mauvaises surprises et faire une vision claire sur les possibilités offertes par l’endroit choisi.
Etablir un rétroplanning
À ce stade, il est le temps d’établir votre rétroplanning : il s’agit d’un calendrier construit à partir d’une échéance (la date de votre événement). Ce document vous permettra de planifier tout, de suivre l’avancement des étapes avant le jour « j » et d’anticiper les éventuels retards.
Choisir vos prestataires
Si vous envisagez d’organiser un grand événement professionnel, n’hésitez pas à faire appel à du renfort au sein de votre entreprise. Nous vous recommandons de construire une équipe formée des compétences dont chacune connait bien son rôle, ses missions et les deadlines.
En fonction de l’ampleur de votre événement, vous devrez également faire appel à des prestataires et des intervenants extérieurs : traiteurs, animateurs, hôtes et hôtesses, équipes de sonorisation et de logistique, bénévoles, etc.
