Les logiciels de conférence Web permettent aux participants de mener ou d’assister à des réunions via Internet plus connu sous le nom de logiciel de réunion en ligne ou parfois simplement de vidéoconférence. Il permet des réunions à distance basées sur la VoIP, la vidéo en ligne, la messagerie instantanée, le partage de fichiers et le partage d’écran.
Les outils de conférence Web et de vidéoconférence sont devenus essentiels à la conduite des affaires de nombreuses organisations. Ces logiciels permettent aux employés, clients et partenaires distants de se connecter facilement et souvent.
Les utilisations spécifiques des logiciels de conférence Web sont les suivantes :
Présentations ou webinaires
- Les conférences téléphoniques
- Les réunions vidéo avec plusieurs participants
- Démonstrations de produits et formations
- Réunions en tête-à-tête avec des employés à distance
- Support client en face à face
Les trois principaux avantages de l’utilité d’un logiciel de conférence Web et vidéo sont les suivants :
- Amélioration des communications
- Réduction des frais de déplacement
- Une efficacité accrue
Caractéristiques et possibilités de la conférence Web et de la vidéoconférence
Qualité audio et vidéo
Les logiciels de conférence Web doivent faciliter les appels audio et les vidéoconférences. La qualité de l’audio et de la vidéo est un facteur clé à prendre en compte. Les acheteurs doivent aussi tenir compte de l’utilité de la bande passante du logiciel.
Partage d’écran
Les présentateurs de réunions doivent pouvoir partager leurs écrans interactifs avec les participants.
Réunions en ligne
Les logiciels de conférence en ligne permettent aux utilisateurs de planifier ou d’organiser des réunions impromptues. Les participants doivent pouvoir se joindre facilement aux réunions et se mettre en sourdine. La possibilité d’enregistrer ces réunions (et de sauvegarder ou télécharger les enregistrements) est offerte par certains fournisseurs, mais pas tous. Les acheteurs doivent se renseigner pour s’assurer que les enregistrements de réunions répondent à leurs besoins.
Collaboration
De nombreux logiciels de conférence Web incluent des fonctions de collaboration telles que le chat en direct, les sondages d’audience, les questions-réponses et le partage de fichiers.
Mobilité
Certains logiciels de conférence Web proposent une application mobile. Cela permet d’accéder facilement aux réunions vidéo depuis un appareil mobile ou une tablette. D’autres permettent aux utilisateurs d’appeler depuis des appareils mobiles (audio uniquement), ou de rejoindre des réunions à partir d’un lien Web adapté aux mobiles.
Parmi les autres fonctionnalités, citons :
- Des présentations sous forme de diaporama.
- Programmation et enregistrement de réunions
- Conversation en direct
- Fonctions d’interaction avec le public
- Partage de fichiers
Comparaison des logiciels de conférence Web et de visioconférence
Pour comparer les différentes solutions de conférence Web et de visioconférence, tenez compte des facteurs suivants pour chaque produit proposé :
Audio et vidéo de haute qualité
La qualité audio et vidéo est de la plus haute importance pour les logiciels de conférence Web. Les utilisateurs veulent avoir l’impression d’avoir des conversations authentiques en face à face avec les autres participants, et la qualité de la vidéo en est un élément majeur. En plus de la qualité de votre webcam ou de votre microphone, le logiciel lui-même peut proposer des outils qui améliorent la qualité globale de votre expérience, tels la suppression du bruit, la mise en sourdine automatique pour les participants qui ne parlent pas et l’ajustement des paramètres pour les utilisateurs ayant une faible bande passante.
Partage d’écran
Le partage d’écran permet aux utilisateurs de montrer leur écran aux autres participants à la réunion. Les réunions en ligne étant de plus en plus collaboratives, il s’agit d’une fonction indispensable pour la plupart des acheteurs. Le partage d’écran doit non seulement être de haute qualité, mais aussi facile à activer et à désactiver. L’option permettant à plusieurs participants de partager leur écran en même temps gagne également du terrain, mais tous les outils sur le marché ne proposent pas cette fonction. Si cela est important pour votre équipe, assurez-vous que votre outil préféré dispose de cette fonctionnalité avant de vous abonner.
Support multi-appareils
Les gens mènent une vie trépidante, c’est pourquoi les logiciels de conférence Web ont évolué pour s’adapter à l’évolution constante des modes d’engagement des employés dans leur travail. Les utilisateurs veulent pouvoir se connecter rapidement et facilement à des réunions non seulement depuis leur ordinateur de bureau, mais aussi depuis leur ordinateur portable, leur téléphone mobile et leur tablette. Pour de nombreuses entreprises, il est indispensable de disposer d’un logiciel de conférence Web doté de fonctions d’application mobile sophistiquées. De plus, pour une plus grande facilité d’utilisation, les versions mobiles des logiciels de conférence Web doivent compléter les versions de bureau et être aussi congruentes que possible pour faciliter la mise en œuvre et l’accès aux réunions pour les utilisateurs invités.
Interface facile à utiliser
La facilité d’utilisation est essentielle pour que les réunions en ligne se déroulent sans accroc. Les participants doivent pouvoir se joindre facilement et rapidement aux réunions, qu’ils soient dans un bureau ou en déplacement. De plus, pour les organisateurs, la mise en place et la gestion des réunions doivent également être simples. Une interface utilisateur bien conçue est essentielle car elle facilite la collaboration entre les participants et garantit leur engagement. Personne ne veut passer plusieurs minutes à chercher où se trouve le bouton “muet” ou à tâtonner maladroitement pour raccrocher un appel.
