Les services de gestion d’impression (MPS) sont de plus en plus populaires, notamment par rapport à la location ou à l’achat de matériel. Plutôt que de simplement louer du matériel, un fournisseur de services de gestion d’impression propose un contrat d’impression complet, en assumant des responsabilités telles la configuration et la gestion du réseau, la fourniture de logiciels et l’optimisation de l’impression à long terme dans toute l’entreprise.
Si, à première vue, le MPS augmente les coûts mensuels par rapport à la location directe, les services de gestion d’impression peuvent offrir de nombreux avantages commerciaux. Avec des services d’impression professionnels plutôt qu’un simple matériel professionnel, une entreprise peut réaliser des changements clés en termes de coûts, de production d’impression, de sécurité de l’information, d’empreinte environnementale et d’agilité.
Commençons par le début et définissons d’abord ce que sont les services de gestion d’impression. Les services de gestion d’impression (également connus sous le nom de MPS) sont des services d’externalisation qui vous aident à gérer vos parcs d’impression, tels les imprimantes, les copieurs et les télécopieurs. Investir dans des services de gestion d’impression est une étape supplémentaire que vous pouvez franchir une fois que vous avez établi un partenariat réussi avec une entreprise de technologie commerciale.
Gérer une entreprise prospère signifie que vous devez hiérarchiser vos tâches quotidiennes pour pouvoir atteindre vos objectifs. Libérez-vous d’une tâche et confiez vos services d’impression à un expert. Même si les pratiques commerciales mondiales deviennent de plus en plus numériques à chaque seconde, il y a toujours une place pour le papier et l’encre. La copie et l’impression ne sont pas près de disparaître, alors avez-vous une stratégie pour les réaliser rapidement et efficacement pour votre entreprise ?
Que sont les services de gestion d’impression ?
Les services de gestion d’impression (MPS) sont des services offerts pour aider les entreprises à identifier leurs objectifs d’impression et à définir une stratégie pour les aider à atteindre leurs objectifs. Les services de gestion d’impression sont indispensables à la croissance de votre entreprise, car vous consacrerez moins de temps à la gestion et moins d’argent à l’impression en général. Vous pensez peut-être : “Je suis propriétaire d’une petite entreprise. Je n’ai pas d’argent à dépenser pour des services de gestion d’impression. Je vais le faire moi-même !”
Cette attitude risque de nuire à votre entreprise à long terme ; vous finirez par dépenser plus d’argent et de temps.
Les services de gestion d’impression, communément appelés MPS, sont un service offert par les fournisseurs d’impression pour aider les entreprises à rationaliser la gestion des imprimantes et à minimiser les coûts associés à l’impression. Les MPS sont nés du fait que la majorité des entreprises ne définissent pas de stratégie d’impression, généralement pour deux raisons :
Car, soyons francs, les entreprises sont occupées et il y aura toujours quelque chose de plus urgent que la stratégie d’impression. Mais cela ne veut pas dire qu’elle n’est pas importante. L’absence de stratégie d’impression peut coûter très cher aux entreprises, surtout d’une année sur l’autre. Les coûts d’impression peuvent représenter entre 1 et 10 % du revenu total d’une entreprise.
Avantages des services de gestion d’impression pour les entreprises
Les services de gestion d’impression augmentent les coûts mensuels par rapport à une simple location. Cependant, vous recevez beaucoup plus pour ce que vous payez. Plutôt que de se contenter de vendre du matériel, votre fournisseur de services d’impression gérés vous fournira un logiciel de gestion d’impression, une gestion de réseau, une assistance informatique, des fournitures d’imprimante, des évaluations et une optimisation continues du réseau d’impression, ainsi que l’optimisation et le remplacement du matériel.
Tout étant inclus dans un forfait mensuel (bien que cela puisse varier), vous recevez un taux unique et prévisible pour tous les coûts d’impression. Au fil du temps, cela peut réduire considérablement les coûts d’achat et de maintenance de votre matériel d’impression, en particulier lorsque le matériel vieillit, doit être remplacé ou est remplacé par votre MPS pour introduire du matériel plus récent et plus efficace.
Comment cela fonctionne-t-il ? La plupart des coûts d’impression sont liés à l’utilisation (papier, toner), à la maintenance et au support (support informatique, pièces détachées et réparations, problèmes logiciels), et au remplacement du matériel. Au fil du temps, vos imprimantes deviendront plus coûteuses à réparer en raison de la fréquence croissante de la maintenance requise. MPS s’assurera que vous remplacez le matériel avant qu’il n’atteigne ce point, réduisant ainsi les coûts totaux d’utilisation et de réparation.
Optimisez votre impression
La gestion déléguée des impressions est, comme son nom l’indique, bien gérée. L’un des aspects clés du MPS est la gestion et l’optimisation continues, qui commencent dès la prise en charge initiale. Un fournisseur de services d’impression gérés effectuera une évaluation des besoins d’impression de votre entreprise afin de déterminer ce qui est nécessaire et où. Cela permet au fournisseur de proposer des solutions d’impression, notamment des imprimantes, des scanners, des serveurs et des logiciels qui répondent aux besoins des différents services. Les solutions non efficaces ou peu performantes seront supprimées et remplacées, ce qui permettra d’accroître la productivité et les performances.
